■概要
Dropboxにアップロードしたレポートを都度関係者にメールで通知する作業に手間がかかっていませんか？また、手動での連絡は共有漏れや遅延の原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされた際に自動でOutlookから関係者に通知メールを送信できるため、こうした共有に関する課題を解消し、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxにアップロードしたレポートを、Outlookを使い手動で共有している方
- ファイルの更新や追加をチームに迅速に周知し、確認漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的な通知業務から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロードの都度行っていたメール作成と送信作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での通知による宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ファイルが追加された旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、通知のきっかけとしたい監視対象のフォルダを任意で指定してください。
- Outlookでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文の内容を自由に設定できます。
■注意事項
- DropboxとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
