フォームに回答されたら請求書PDFを自動生成し、Outlookに送付する

■概要

フォームへの回答内容を確認し、都度請求書を作成してメールで送付する、といった定型業務に時間を要していませんか？
手作業での請求書発行は、転記ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーが発生するリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーに、Microsoft Excelで請求書PDFを生成し、Outlookから指定の宛先に送付するまでを自動化できるため、これらの課題が解消されるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた内容をもとに、手作業で請求書を作成・送付している経理担当者の方
• 請求書発行業務における、転記ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
• 定型的な請求業務を自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から請求書PDFの生成、Outlookでのメール送付までを自動化することで、手作業での対応時間を短縮します。
• 手作業による請求金額や宛先の入力間違い、ファイルの添付ミスといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Excel、OneDrive、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、フォームが送信された際にフローが起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に請求書PDFを自動で生成します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成した請求書ファイルを添付して、指定の宛先へ自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定する質問項目は、請求日や支払期限、顧客名など、請求書作成に必要な情報を任意で追加・編集できます。
• Microsoft Excelで請求書を発行する際に使用する書類の雛形は、自社で用意した任意のテンプレートファイルを指定することが可能です。
• Outlookから送信するメールの宛先（To, CC, BCC）や件名、本文は自由にカスタマイズでき、フォームで取得した顧客名などを本文に差し込むことも可能です。

■注意事項

• Microsoft Excel、OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。