■概要
フォームから送られてくる契約書や申込書などのファイルは、内容の確認や分類に手間がかかっていませんか？
特に機密情報を含む書類の仕分けは担当者の負担が大きく、見落としのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、フォームに添付されたファイルをOCRで読み取り、DeepSeekが機密性を分類し、その結果をOutlookで通知する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームから受信したファイルの確認や担当者への通知を手作業で行っている方
- AIを活用して、書類に含まれる機密情報のチェックを自動化したいと考えている方
- Outlookを利用しており、ファイル受付から通知までの一連の業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に、ファイル内容の読取、AIによる分類、通知までを自動化し、手作業での確認や連絡にかかる時間を短縮します。
- AIが一定の基準で機密性を判断するため、担当者による確認漏れや分類ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の均一化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DeepSeekとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定します。
- オペレーションで、DeepSeekの「テキストを生成」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を元に機密性を分類するよう指示します。
- 最後に、オペレーションで、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、DeepSeekの分類結果を含めた通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、フォームに添付されたファイルから読み取りたい範囲や項目を任意で設定してください。
- DeepSeekのアクション設定では、OCRで抽出したテキストを元に、どのような基準で機密性を分類するかなどをプロンプトで任意に設定できます。
- Outlookで送信するメールの宛先（To, CC, BCC）や件名、本文は任意で設定でき、DeepSeekの分類結果などの変数を埋め込むことも可能です。
■注意事項
- DeepSeek、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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