定期的にAsanaでタスク情報を取得して、Gmailで通知する

■概要

Asanaで管理しているタスクの進捗状況を、都度確認して関係者にメールで報告する作業に手間を感じていませんか。手作業での共有は時間がかかるだけでなく、情報の抜け漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にAsanaからタスク情報を取得し、Gmailで通知することが可能です。これにより、定期的な報告業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Asanaを用いたタスク管理で、定期的な進捗報告を手作業で行っている方
• チームのタスク状況を把握し、報告やリマインド業務を効率化したいマネージャーの方
• 定型的な報告業務を自動化することで、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールでAsanaからの情報取得とGmailでの通知が自動で実行されるため、報告業務にかかる時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Asana、Gmail、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定します。
3. 続いて、Asanaの「タスクの詳細を取得する」アクションを設定し、通知したいタスクの情報を取得します。
4. 次に、取得したタスク情報を元に、Gmailで関係者に通知するよう設定します。
5. 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、通知した内容を記録としてシートに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーの設定では、タスク情報を取得したいタイミングを柔軟に設定できます。毎日、毎週特定の曜日、毎月特定の日付など、業務サイクルに合わせて自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

• ‍‍Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。