■概要
Gmailに届く請求書や各種資料の添付ファイルを手作業でGoogle Driveに保存し、さらにNotionで管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付ファイルのGoogle DriveへのアップロードからNotionデータベースへの追加までを自動化できるため、定型業務の負担を解消に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書などの管理を手作業で行い、非効率を感じている方
- Google DriveとNotionを連携させ、情報集約やタスク管理を効率化したい方
- メールの添付ファイルの保存忘れやNotionへの転記ミスなどを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの確認からファイル保存、Notionへの記録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや保存先の間違い、Notionへの入力ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、NotionをYoomと連携します。
- トリガーでGmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、「分岐機能」を設定し、必要に応じてメールの内容などで処理を分ける条件を追加します。
- 続けて、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、Gmailの添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、対象のデータベースに情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、メールの送信元アドレスや件名に含まれるキーワードなどを条件に保存先のフォルダを変更するなど、処理を任意に設定できます。
- 「レコードを追加する」では、Gmailの件名や本文、Google DriveのファイルURLといった、前段で取得した情報を変数として埋め込みが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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