フォームで受信したPDFファイルをOCRで読み取り、LINE WORKSに通知する

■概要

Webフォームから送られてくるPDF形式の申込書や請求書。内容を確認して関係者に通知する作業は、見落としが許されない一方で手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームで受信したPDFファイルの内容をOCRで自動的に読み取り、LINE WORKSへ即座に通知できます。これにより、手作業による確認や連絡の手間を削減し、迅速で正確な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームから受信するPDFの内容確認や転記作業に、手間や時間を費やしている方
• 注文書や申込書の内容をLINE WORKSで迅速に共有し、対応速度を向上させたい方
• 手作業によるPDFからの情報読み取りミスや、関係者への通知漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信をきっかけに、PDFの内容読み取りからLINE WORKSへの通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• OCRによる自動テキスト化と通知設定によって、転記ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、LINE WORKSをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、ファイルが添付されたフォームが送信されたらフローが起動するよう設定します。
3. 次に、オペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから受け取ったPDFファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションで、LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を特定のトークルームに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取るPDFファイルの中から、請求金額や会社名など、どの部分のデータを抽出するかを任意で設定してください。
• LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」では、送信先のトークルームを任意で指定できる他、メッセージ内容に固定の文章を入れたり、前段のOCR機能で取得したデータを動的な値として埋め込むなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• LINE WORKSとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。