フォームで受け取った内容からキーワードを抽出して、Outlookに通知する

■概要

Webサイトに設置したフォームからのお問い合わせは、内容を一件ずつ確認して担当部署へ共有する手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームで受け取った内容からAIが自動でキーワードを抽出し、その内容をOutlookですぐに関係者へ通知できます。これにより、手作業での確認や共有の手間を省き、スピーディーな初期対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームから届く問い合わせ内容の確認や担当者への共有に手間を感じている方
• AIを活用してテキスト情報から特定のキーワードを自動で抽出し、業務を効率化したい方
• Outlookを利用しており、重要な通知を自動で受け取れる仕組みを構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に、AIによるキーワード抽出から通知までが自動化され、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での確認時に起こりうるキーワードの見落としや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応の質を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、フォームの入力内容からキーワードを抽出します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した情報を含んだ通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、お問い合わせフォームの名前や質問項目などを任意で設定できます。
• AI機能のアクションでは、フォームで受け取った情報の中から、どの項目を抽出すべきテキストとするか、またどのようなキーワードを抽出するかを任意で設定してください。
• Outlookで送信するメールの宛先や件名、本文は自由に設定可能です。本文にはフォームで受け取った内容やAIが抽出したキーワードを変数として差し込めます。

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。