フォームで受け取った内容からキーワードを抽出して、Outlookに通知する
フォームで受け取った内容からキーワードを抽出して、Outlookに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
を自動連携できます。
■概要
フォームで受け取ったお問い合わせやアンケートの回答内容は、一つひとつ目を通して重要な情報を確認するのに手間がかかっていませんか。特に長文の回答の中から特定のキーワードを探し出す作業は、時間がかかるだけでなく見落としのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、フォームで受け取った内容からAIが自動でキーワードを抽出し、その結果をOutlookに通知する一連の流れを自動化できるため、内容の確認作業を効率化し、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた内容の確認や振り分けを担当されている方
- 受信したテキストから特定のキーワードを抽出する作業に手間を感じている方
- Outlookへの通知を自動化し、チームへの情報共有をスムーズに行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- AIがフォームの内容を解析しキーワードを自動で抽出するため、人が長文を読む時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による確認作業で発生しがちな、重要情報の見落としや転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を設定し、フォームが送信されたことをきっかけにフローボットが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、フォームで受け取った内容から指定のキーワードを抽出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、抽出したキーワードを含むメールを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、通知を送りたい宛先や件名を任意で設定してください。
- メールの本文には、AI機能で抽出したキーワードやフォームで受け取った情報などを埋め込み、ご自身の業務に合わせた内容で作成してください。
■注意事項
・OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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