フォームで受け取った内容からキーワードを抽出して、Outlookに通知する

■概要

フォームで受け取ったお問い合わせやアンケートの回答内容は、一つひとつ目を通して重要な情報を確認するのに手間がかかっていませんか。特に長文の回答の中から特定のキーワードを探し出す作業は、時間がかかるだけでなく見落としのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、フォームで受け取った内容からAIが自動でキーワードを抽出し、その結果をOutlookに通知する一連の流れを自動化できるため、内容の確認作業を効率化し、迅速な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

フォームで受け付けた内容の確認や振り分けを担当されている方
受信したテキストから特定のキーワードを抽出する作業に手間を感じている方
Outlookへの通知を自動化し、チームへの情報共有をスムーズに行いたい方

■このテンプレートを使うメリット

AIがフォームの内容を解析しキーワードを自動で抽出するため、人が長文を読む時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
手作業による確認作業で発生しがちな、重要情報の見落としや転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、OutlookをYoomと連携します。
次に、トリガーで「フォームトリガー」を設定し、フォームが送信されたことをきっかけにフローボットが起動するようにします。
次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、フォームで受け取った内容から指定のキーワードを抽出します。
最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、抽出したキーワードを含むメールを指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Outlookの「メールを送る」アクションでは、通知を送りたい宛先や件名を任意で設定してください。
メールの本文には、AI機能で抽出したキーワードやフォームで受け取った情報などを埋め込み、ご自身の業務に合わせた内容で作成してください。

■注意事項

・OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

このテンプレートを試してみる

類似したテンプレートをご紹介！

Outlookで特定の件名のメールを受信したらMicrosoft Teamsに通知する

Outlookの特定メール受信をトリガーにMicrosoft Teamsへ自動通知するフローです。チェック作業や転記を減らし、重要連絡の見落としや共有漏れを防ぎます。

詳細を見る

Outlookでメールを受信したら、AIでタスク判定しSmartsheetに追加する

Outlookで受信したタスク依頼メールをAIで判定し、必要情報をSmartsheetへ自動登録するフローです。転記作業の手間や依頼の見落としを防げます。

詳細を見る

毎月の月末にOutlookでメールを送信する

毎月の月末タイミングで起動して、月末日であれば、Outlookでメールを送信するフローです。定期的なメール連絡や資料送付などを自動化することができます。また、このフローでは月末日が変わる月でも柔軟に対応できる構成となっています。そのため一度設定すればどの月でも月末日にメールを送ることができます。‍

詳細を見る

Asanaに新しいタスクが追加されたら、Outlookで通知する

Asanaにタスクが追加されるとYoom経由でOutlookへ自動メールを送るフローです。作業者や宛先を柔軟に設定でき、確認の手間を減らしてタスク見落としや対応遅れを防げます。

詳細を見る

Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Backlogに課題を追加する

Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出して、Backlogに抽出した内容を課題として追加するフローです。OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。

詳細を見る

Outlookで問い合わせを受信したら、Geminiで回答を生成して返信する

Outlook受信を起点にGeminiが返信文を自動生成し送信まで行うフローです。メール確認や文面作成の手間を抑え、応対時間短縮と品質の均一化に役立ちます。

詳細を見る

すべてのテンプレートを見る

使用しているアプリについて

Outlook

YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。

関連アプリ

3Scribe Transcription

Outlook

を使ったテンプレート

Outlookで特定の件名のメールを受信したらMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

詳細を見る試してみる

Outlookでメールを受信したら、AIでタスク判定しSmartsheetに追加する

試してみる

Outlookで受信したタスク依頼メールをAIで判定し、必要情報をSmartsheetへ自動登録するフローです。転記作業の手間や依頼の見落としを防げます。

詳細を見る試してみる

毎月の月末にOutlookでメールを送信する

試してみる

詳細を見る試してみる

関連したテンプレートをすべて見る

使用しているアプリについて

Outlook

詳しくみる

テンプレート

Outlookで特定の件名のメールを受信したらMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

詳細を見る試してみる

Outlookで特定の件名のメールを受信したらMicrosoft Teamsに通知する

Outlookでメールを受信したら、AIでタスク判定しSmartsheetに追加する

試してみる

Outlookで受信したタスク依頼メールをAIで判定し、必要情報をSmartsheetへ自動登録するフローです。転記作業の手間や依頼の見落としを防げます。

詳細を見る試してみる

Outlookでメールを受信したら、AIでタスク判定しSmartsheetに追加する

毎月の月末にOutlookでメールを送信する

試してみる

詳細を見る試してみる

毎月の月末にOutlookでメールを送信する

類似アプリ

3Scribe Transcription

詳しくみる

テンプレート

No items found.

類似アプリ

No items found.

ノーコードで実行可能なAPIアクション

実行可能なAPIアクション

フローボットトリガー

特定の件名のメールを受信したら

メールを受信したら

カレンダーにイベントが登録されたら

カレンダーのイベントが追加・更新されたら

タスクが作成されたら

本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら

フローボットオペレーション

自分のカレンダーにイベントを登録する

予定表を作成する

指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する

メールの添付ファイルの情報を取得する

メールの添付ファイルをダウンロード

指定のユーザーのカレンダーのイベントを削除する

指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新する

自分のカレンダーのイベントを削除する

自分のカレンダーのイベントを更新する

タスクを作成する（リマインド設定対応）

タスクを作成する（リマインド設定非対応）

自分のカレンダーのイベントを検索する

指定のユーザーのカレンダーのイベントを検索する

会議の日時を検索する

予定表一覧を取得

メールのメッセージを取得

メッセージを移動

特定のメッセージを取得

フローボットトリガー

特定の件名のメールを受信したら

メールを受信したら

カレンダーにイベントが登録されたら

カレンダーのイベントが追加・更新されたら

タスクが作成されたら

本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら

フローボットオペレーション

自分のカレンダーにイベントを登録する

予定表を作成する

指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する

メールの添付ファイルの情報を取得する

メールの添付ファイルをダウンロード

指定のユーザーのカレンダーのイベントを削除する

指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新する

自分のカレンダーのイベントを削除する

自分のカレンダーのイベントを更新する

タスクを作成する（リマインド設定対応）

タスクを作成する（リマインド設定非対応）

自分のカレンダーのイベントを検索する

指定のユーザーのカレンダーのイベントを検索する

会議の日時を検索する

予定表一覧を取得

メールのメッセージを取得

メッセージを移動

特定のメッセージを取得