Outlookで特定の内容のメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する

■概要

Outlookで受信するお問い合わせや資料請求などの定型メールを、一件ずつ確認してGoogle スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。手作業による転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが内容を自動で解析し、Google スプレッドシートにデータを追加できます。これにより、煩雑な転記作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookに届く問い合わせ内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
• メールからのデータ入力作業における、入力ミスや対応漏れをなくしたいと考えている方
• ルーティン化しているメール対応業務を自動化し、業務効率を改善したいすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定メールを受信後、AIが内容を読み取り自動でGoogle スプレッドシートに転記するため、手作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや項目間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、特定の内容のメールを受信したらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の件名や送信元アドレスを含むメールのみを処理するように条件を指定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、メール本文から会社名や担当者名、問い合わせ内容などの必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールフォルダのIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、件名や送信元アドレスなど、処理対象とするメールの条件を自由に追加・変更できます。
• AI機能では、メール本文から抽出したいデータ項目（例：会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定・変更することが可能です。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追記したいスプレッドシートのファイルや、書き込み先のシートを任意で設定してください。

■注意事項

• Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。