Outlookで特定の内容のメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する
Outlookで特定の内容のメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信する定型メールの内容を、都度Google スプレッドシートに手動で転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は単純でありながらも、入力ミスや対応漏れが発生しやすく、重要な情報を扱う場合は特に注意が必要です。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を解析し、Google スプレッドシートの情報を更新するため、こうした手作業による課題を解消し、業務の正確性と効率性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した報告などをGoogle スプレッドシートで管理している担当者の方
- メールからの情報転記作業を自動化し、入力ミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方
- 日々の定型的なメール処理業務を効率化したいチームリーダーやマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をきっかけに、指定したGoogle スプレッドシートが自動で更新されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでコマンドの分岐機能を設定し、特定の条件に合致したメールのみを処理するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を活用し、メール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、抽出したデータで該当するレコードを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールフォルダを任意で設定してください。
- 分岐オペレーションでは、特定の件名や送信者を含むメールのみを処理対象とするなど、任意の条件を設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、更新対象としたいスプレッドシートと、その中のシート（タブ）名を任意で設定してください。
■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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