Slackの投稿内容をもとに担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する

■概要

Slackでの連絡事項を担当者が見落としてしまったり、その内容をOutlookでメール送信する際に手間取ったりしていませんか？特に複数の情報が飛び交うチャンネルでは、重要な投稿が埋もれてしまいがちであり、手作業でのメール作成は時間もかかるうえにミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Slackの特定の投稿をトリガーに、AIが内容を解析し、担当者へメールチェックを依頼した上でOutlookから自動でメール送信まで行えるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackの投稿内容をもとに、Outlookでメール作成・送信する業務に手間を感じている方
• Slackでの重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な対応を実現したいと考えているチームの方
• 情報伝達の正確性を高め、手作業によるミスを減らしたい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへの投稿後、メール作成から送信までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
• 人の手を介さずに処理が進むため、メール作成時の転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、特定のチャンネルを指定します。
3. 次に、オペレーションで、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Slackの投稿内容からメール作成に必要な情報を抽出します。
4. 続けて、オペレーションで、担当者へ対応を依頼機能の「担当者へ対応を依頼」アクションを設定し、Slackや抽出した情報をもとにメール内容の確認を依頼します。
5. 最後に、オペレーションで、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、承認された内容でメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定では、通知を受け取りたいメッセージが投稿されるチャンネルを任意で設定してください。
• AI機能のオペレーションでは、Slackの投稿から抽出したい項目（例：宛先、件名、本文の要素など）を任意で設定できます。
• 担当者へ対応を依頼機能のオペレーションでは、依頼する際のメッセージ内容を任意で指定でき、前段階でSlackやAI機能から取得した情報を変数として文中に含めることが可能です。
• Outlookのオペレーションでは、メールの件名や本文にSlackの投稿内容やAI機能で抽出した情報を変数として組み込めるほか、固定の挨拶文などを設定することもでき、送信先のメールアドレスも任意で指定可能です。

■注意事項

• SlackとOutlookのYoomのそれぞれと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。