Googleフォームで回答があったら、Google スプレッドシートの特定の範囲を別タブにコピーする

■概要

Googleフォームに寄せられた回答を、都度Google スプレッドシートの特定の場所に手作業でコピーしていませんか？この作業は単純でありながら手間がかかり、入力ミスやコピー漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、Google スプレッドシートの指定した範囲のデータを自動で別タブにコピーでき、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとGoogle スプレッドシート間の手作業でのデータ転記に時間を取られている方
• フォーム回答のデータ管理で、コピーミスや範囲指定の誤りをなくしたいと考えている担当者の方
• ルーティン化されたデータ集計作業を自動化し、他の業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答があると自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたデータコピーにかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるコピー＆ペースト時の範囲選択ミスや、転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、コピー元のデータを取得します。
4. 次に、オペレーションで繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」アクションを設定し、取得したレコードの数だけ処理を繰り返すようにします。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、コピー先のシートにデータを1行ずつ追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、処理の対象としたい任意のフォームを指定できます。
• Google スプレッドシートからデータを取得するオペレーションでは、対象のスプレッドシートIDとシート名、さらに取得するデータの条件を任意で設定でき、前のステップで取得した情報を変数として利用することも可能です。
• 繰り返し処理機能では、Google スプレッドシートから取得した一覧データの中から、どのデータをもとに繰り返し処理を行うかの条件を具体的に指定できます。
• Google スプレッドシートへレコードを追加するオペレーションでは、追加先の任意のスプレッドシートIDとシート名を指定でき、各列に対して、どの情報を割り当てるか、または固定値を入力するかなど、柔軟に設定をカスタムできます。

■注意事項

• GoogleフォームとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133