■概要
Zoomミーティングが終了するたびに参加者リストを手作業で作成し、OneDriveへ格納するのは手間がかかりませんか。特に会議が連続する場合、こうした付随業務が他の重要なタスクを圧迫してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、参加者リストをGoogleドキュメントで自動作成しOneDriveへ格納するため、これらの課題を解消し業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、終了後の参加者リスト作成と共有に手間を感じている担当者の方
- 作成したリストをOneDriveで一元管理しており、手動でのアップロード作業を減らしたい方
- 定型的な会議後作業を自動化し、コア業務への集中時間を確保したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後の参加者リスト作成からOneDriveへの格納までの一連の作業を自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による参加者情報の転記ミスや、OneDriveへのアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定することで、会議終了時に自動でフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングの詳細情報を取得する」アクションを設定し、当該ミーティングの参加者情報などを取得します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」を選択し、Googleドキュメントを連携させ、前工程で取得した参加者情報をもとに参加者リストのドキュメントを自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成された参加者リストのドキュメントを指定のフォルダに自動でアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「書類を発行する機能」においてGoogleドキュメントを使用する際、あらかじめ用意した参加者リスト用の雛形ドキュメントを任意で指定し、その雛形ドキュメント内の特定箇所に、Zoomから取得したミーティングの議題や参加者名、日時といった情報を変数として動的に挿入するよう設定が可能です。
- OneDriveへファイルをアップロードするアクションでは、作成された参加者リストのドキュメントを保存する先のフォルダを、ユーザーの運用に合わせて任意で設定することができます。
■注意事項
- Zoom、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
