■概要

Microsoft Teamsで管理しているタスク情報を報告や共有のためにGoogleドキュメントへ手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスや漏れも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーにAI機能がタスク情報を抽出、自動でGoogleドキュメントへ追加するため、これらの課題を解消して業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsのタスク情報をGoogleドキュメントで管理しており、転記作業に時間を取られている方
• 手作業による情報入力ミスや、タスクの記録漏れを防ぎたいチームリーダー
• Microsoft TeamsとGoogleドキュメント間の情報連携を自動化し、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのメッセージ投稿からGoogleドキュメントへの情報追加までを自動化し、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮します。
• タスク情報の抽出とドキュメントへの追加が自動で行われるため、手作業による入力ミスや記録漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのMicrosoft TeamsアカウントとGoogleドキュメントアカウントをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、タスク情報が投稿されるチャネルを指定します。
3. 続いて、オペレーションとしてAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージから必要なタスク情報を抽出するように指示します。
4. 最後に、オペレーションとしてGoogleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したタスク情報を指定のドキュメントに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の設定では、Microsoft Teamsのメッセージからどのような情報をタスクとして抽出するか、具体的な項目（例：タスク名、担当者、期限など）や抽出の指示内容を任意でカスタムすることが可能です。
• Googleドキュメントへテキストを追加するアクションでは、AI機能によって抽出されたタスク情報だけでなく、任意の固定テキスト（例：見出し、日付など）を挿入したり、フローボットの前段で取得した他の情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なドキュメント作成が可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。