Microsoft Teamsに投稿された特定のタスク情報をGoogleドキュメントに追加する
Microsoft Teamsに投稿された特定のタスク情報をGoogleドキュメントに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Teams
と
Googleドキュメント
を自動連携できます。
■概要
Microsoft Teamsでのタスク依頼や情報共有は便利ですが、重要な投稿が他のメッセージに埋もれてしまい、後から探すのに苦労することはないでしょうか。また、それらのタスク情報を手作業でGoogleドキュメントなどにまとめる作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿された特定のメッセージからタスク情報だけをAIが抽出し、自動でGoogleドキュメントに集約できるため、こうした課題を解消し、タスク管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの情報を手作業でGoogleドキュメントに転記している方
- チャットでのタスク依頼が多く、抜け漏れや管理の煩雑さにお悩みの方
- チームのタスク管理プロセスを自動化し、生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿をきっかけに、自動でGoogleドキュメントへ情報が集約されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記漏れやコピー＆ペーストのミスを防ぎ、タスクの抜け漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチャネルを指定します。
- 次に、オペレーションで「分岐」を設定し、「タスク」などの特定のキーワードが含まれるメッセージのみを後続の処理に進めるよう設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、メッセージ本文からタスク内容などの必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」を設定し、AIが抽出したタスク情報を指定のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントにテキストを追加する設定で、タスク情報を追記したい対象のドキュメントIDを任意で設定してください。これにより、特定の議事録やタスクリストに情報を集約できます。
■注意事項
- Microsoft Teams、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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