Microsoft Teamsに投稿された特定のタスク情報をGoogleドキュメントに追加する

■概要

Microsoft Teamsで共有されるタスク情報や重要な連絡事項をGoogleドキュメントに転記する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定の投稿をトリガーに、その内容を自動でGoogleドキュメントに追記することができるため、情報集約の手間を省き業務の正確性向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとGoogleドキュメント間で情報の手作業転記に課題を感じている方
• Microsoft Teamsの特定チャネルの投稿をGoogleドキュメントへ効率的に集約したいチームリーダー
• タスクや重要情報の記録漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたい担当者

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿内容が自動でGoogleドキュメントに記録されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮してより重要な業務へ注力できます。
• 手作業による情報の転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、記録される情報の信頼性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、特定のチャネルへの新しいメッセージ投稿などを検知するアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージの内容など、特定の条件に合致する場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、Microsoft Teamsの投稿テキストからタスク名や期限、担当者といった必要なデータを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したデータを指定のドキュメントに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を受け取るチームやチャネルを指定したり、特定のキーワードを含むメッセージのみを対象とするなど、細かく条件を設定できます。
• 分岐機能では、抽出したい情報が含まれているか否かといった条件を自由に設定し、後続の処理をコントロールできます。
• AI機能では、Microsoft Teamsの投稿からどのような情報を抽出し、どのような形式で整理するかといった指示内容を具体的に設定できます。
• Googleドキュメントへの追加内容については、AI機能で抽出した情報だけでなく、投稿日時や固定のテキスト、または前段のフローで取得した他の情報を変数として組み込み、整形して記録することが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。