■概要
Google スプレッドシートの行が更新されるたびに、手作業で特定条件のデータを別のシートにコピーし、さらにGmailで通知を送る作業は手間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行更新をトリガーとして、条件に合致するデータを自動で別シートへコピーし、Gmailで関係者に通知するまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートのデータ更新を手作業で管理し、非効率を感じている方
- 複数シート間のデータ整合性を保ちつつ、Gmailでの通知作業を自動化したい方
- 定型的なデータ処理と通知業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの更新から別シートへのコピー、Gmail通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、更新されたシートから特定の条件に合致するデータを取得します。
- その次に、オペレーションで繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」アクションを設定し、前段階で取得したデータ群に対して個別に処理を行います。
- 繰り返し処理の中で、オペレーションとしてGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したデータを別の指定したシートに行として追加します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、データコピーが完了した旨を指定した宛先に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートおよびシートを任意のものに指定してください。
- Google スプレッドシートからデータを取得する際の条件（例えば、特定の列の値が特定のものである場合など）は、業務要件に合わせて柔軟に設定可能です。
- 繰り返し処理機能では、前段階のGoogle スプレッドシートで取得した一覧データの中から、どのような条件のデータに対して後続の処理（別シートへのコピーやGmail通知）を行うかを指定できます。
- コピー先のGoogle スプレッドシートでは、任意のファイルとシートを指定でき、各列にどの情報を割り当てるか、または固定値を入力するかなどを柔軟に設定できます。
- Gmailで送信するメールの件名や本文には、前段階の処理で取得した情報を変数として組み込むことができ、固定の文面と合わせて通知内容をカスタマイズ可能です。また、送信先のメールアドレスも任意で設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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