Google スプレッドシートで行が更新されたら、特定条件のデータを別のシートに自動的にコピーし、Gmailに通知する

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■概要

Google スプレッドシートの行が更新されるたびに、手作業で特定条件のデータを別のシートにコピーし、さらにGmailで通知を送る作業は手間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行更新をトリガーとして、条件に合致するデータを自動で別シートへコピーし、Gmailで関係者に通知するまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google スプレッドシートのデータ更新を手作業で管理し、非効率を感じている方
  • 複数シート間のデータ整合性を保ちつつ、Gmailでの通知作業を自動化したい方
  • 定型的なデータ処理と通知業務から解放され、より重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Google スプレッドシートの更新から別シートへのコピー、Gmail通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
  • 手作業によるデータの転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。
  3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する(最大300件)」アクションを設定し、更新されたシートから特定の条件に合致するデータを取得します。
  4. その次に、オペレーションで繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」アクションを設定し、前段階で取得したデータ群に対して個別に処理を行います。
  5. 繰り返し処理の中で、オペレーションとしてGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したデータを別の指定したシートに行として追加します。
  6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、データコピーが完了した旨を指定した宛先に通知します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートおよびシートを任意のものに指定してください。
  • Google スプレッドシートからデータを取得する際の条件(例えば、特定の列の値が特定のものである場合など)は、業務要件に合わせて柔軟に設定可能です。
  • 繰り返し処理機能では、前段階のGoogle スプレッドシートで取得した一覧データの中から、どのような条件のデータに対して後続の処理(別シートへのコピーやGmail通知)を行うかを指定できます。
  • コピー先のGoogle スプレッドシートでは、任意のファイルとシートを指定でき、各列にどの情報を割り当てるか、または固定値を入力するかなどを柔軟に設定できます。
  • Gmailで送信するメールの件名や本文には、前段階の処理で取得した情報を変数として組み込むことができ、固定の文面と合わせて通知内容をカスタマイズ可能です。また、送信先のメールアドレスも任意で設定できます。

■注意事項

  • Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
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