■概要

Microsoft Teamsでの活発なコミュニケーション後、そこから重要な情報を探し出し、Boxへ手作業でフォルダを作成して整理することに時間を要していませんか。また、手作業による情報の見落としや転記ミスも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに投稿されたMicrosoft Teamsのメッセージ内容を基に、AIが関連データを抽出し、Boxに適切なフォルダを自動で作成するため、これらの情報整理に関する手間を軽減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの情報をBoxで整理しており、手作業による管理に非効率を感じている方
• AIを活用して情報抽出やフォルダ作成を自動化し、業務の精度を高めたいと考えている方
• 定型的な情報整理業務から解放され、より戦略的な業務に時間を割きたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに入力されたMicrosoft Teamsの情報を基に、AIによるデータ抽出からBoxでのフォルダ作成までを自動化し、手作業にかかる時間を削減します。
• 自動処理により、情報の転記ミスやフォルダ作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで、フォームトリガー機能の「フォームトリガー」を設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容などを受け付けるフォームを作成します。
3. 続いて、オペレーションで、分岐機能の「分岐する」を設定し、フォームから送信された情報に基づいて処理を分岐させます。
4. オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」を設定し、フォームで受け取ったテキストデータから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションで、Boxの「フォルダを作成」を設定し、抽出した情報に基づいてBox内にフォルダを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能において、フォームから送信されるどの情報に基づいて処理を分岐させるか、その条件を任意で設定してください。
• AI機能でテキストを生成する際には、抽出したい情報（例：プロジェクト名、顧客名、期限など）や、対象となるテキストデータを任意でカスタマイズしてください。
• Boxでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダ名や、どの親フォルダの配下に作成するかのコンテンツIDを任意で指定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。