Slackの投稿内容をもとにOutlookでメールを自動送信する

■概要

Slackでの重要な連絡事項を、都度Outlookでメール作成して送信するのは手間がかかるのではないでしょうか。
特に迅速な情報共有が求められる場面では、手作業によるタイムラグや連絡漏れも気になります。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿をトリガーとして、Outlookから自動でメールを送信できるようになるため、共有プロセスの迅速化につながります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackでの連絡を基に、関係者へOutlookでメール通知を行っている方
• SlackとOutlook間の情報伝達を手作業で行い、非効率を感じている方
• 定型的なメール連絡業務を自動化し、コア業務への集中を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackに投稿された内容を基に、Outlookのメールが自動で送信されるため、これまで手作業に費やしていたメール作成と送信の時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記ミスや宛先の設定ミスといったヒューマンエラーを減らし、より正確な情報伝達に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとOutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでSlackの「メッセージがチャンネルに投稿されたら」を選択し、通知の起点としたい特定のチャンネルを設定します。
3. 次に、AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Slackの投稿メッセージからメールの件名や本文に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した情報やあらかじめ設定した固定文面を用いて、指定した宛先にメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「テキストからデータを抽出する」では、Slackのメッセージ本文全体だけでなく、特定のパターンに合致する部分のみを抽出するように設定できます。
• Outlookのメール送信オペレーションでは、Slackの投稿内容や他のオペレーションで取得した情報を変数として活用できます。

■注意事項

• Slack、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。