指定の日時になったら、Google Driveの複数のファイルをMicrosoft SharePointにバックアップする

■概要

Google Driveに保存された重要なファイルのバックアップは定期的かつ正確に行いたいけれど、手作業では手間がかかり、忘れてしまうリスクもあるのではないでしょうか？特に複数のファイルを扱う場合、その作業負荷はさらに増すこともあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時になるとGoogle Driveの特定フォルダにある複数のファイルを自動でMicrosoft SharePointへバックアップし、データの保全と業務効率化を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveのファイルを定期的にMicrosoft SharePointへ手動でバックアップしている方
• 重要なファイルのバックアップ漏れや作業忘れを防ぎたいと考えている情報システム担当者の方
• SaaS間のファイル連携を自動化し、日々の定型業務の時間を削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュール設定により、Google DriveからMicrosoft SharePointへの定期的なファイルバックアップが自動実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業によるファイルの選択ミスやバックアップ漏れ、作業忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの確実な保全に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、YoomとGoogle Drive、Microsoft SharePointを連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、「スケジュールトリガー」アクションでバックアップを実行したい日時を指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションでバックアップ対象のフォルダを指定します。
4. 続いて、オペレーションで繰り返し処理機能を設定し、「繰り返し処理する」アクションで取得したファイル一覧に基づいて、個々のファイルに対する処理を実行します。
5. 繰り返し処理の中で、オペレーションとしてGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、ファイルをダウンロードします。
6. 最後に、同じく繰り返し処理の中で、オペレーションとしてMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、バックアップを実行する具体的な日時や繰り返し間隔を任意で設定してください。
• Google Driveの「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションでは、バックアップ元のフォルダを任意で指定してください。
• Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションでは、バックアップ先のフォルダを任意で指定してください。
• 繰り返し処理機能では、取得したファイル一覧データをもとに、例えばファイル名など、条件を任意で設定することが可能です。

■注意事項

• Google Drive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。