Outlookの受信内容をもとに、自動で記事を作成してMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Outlookで受信した重要なメールの内容をもとに、手作業で記事を作成しMicrosoft Teamsへ通知する業務は、手間がかかり情報共有の遅延に繋がることもあります。また、日々の業務に追われる中で、通知自体を失念してしまう可能性も否定できません。このワークフローを活用すれば、Outlookでの特定メール受信をトリガーに、AI機能が自動で記事を作成し、Microsoft Teamsへ通知するため、これらの課題をスムーズに解消し、情報共有の迅速化と確実性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する情報をもとにした記事作成や情報共有を効率化したい担当者の方
• 手作業での記事作成とMicrosoft Teamsへの通知に多くの時間を費やしている方
• 定型的な情報伝達業務を自動化し、より戦略的な業務へ注力したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール受信から記事作成、Microsoft Teamsへの通知までの一連の作業を自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による記事作成の遅れや、Microsoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タイムリーで確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookおよびMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定することで、特定のメールが届いた際にフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、Outlookで受信したメール本文や件名といった情報を元に、記事形式のテキストを自動で生成します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIによって生成された記事を指定したチャネルに自動で投稿し、関係者へ通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、Outlookの受信メールからどのような情報を抽出し、どのような構成や文体で記事を生成させたいか、具体的な指示（プロンプト）を任意の内容にカスタマイズしてください。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信するチームIDやチャネルID、そして送信するメッセージ本文の内容を、実際の運用に合わせて任意に設定してください。

■注意事項

• Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります