■概要
Gmailで受信した情報をもとに請求書を作成して関係部署へ通知する作業は手間がかかり、他の業務を圧迫することはありませんか？特に、メール内容の確認、請求書への転記、そして通知といった一連の作業は手作業だとミスも起こりやすく、時間もかかります。
このワークフローを活用すれば、Gmailへの特定メール受信をトリガーにAIが内容を解析、請求情報を抽出してGoogle スプレッドシートで請求書を自動発行、さらにDiscordで関係者へ通知するまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った情報を元に、手作業で請求書を作成している経理担当者
- 請求書作成から社内への共有通知までを自動化し、業務効率を改善したい方
- AIを活用してメールからの情報抽出精度を上げ、手入力の手間を省きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの特定メール受信から請求書発行、Discordでの通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- メール内容の転記ミスや請求書の発行漏れ、通知忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化を開始する条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メール本文から請求書作成に必要な情報を抽出します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出した情報や事前に用意したテンプレートを元に請求書を自動作成します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、作成された請求書を指定のチャンネルやユーザーに自動で通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のアクションでは、受信メールの本文から抽出したい項目（例：請求金額、取引先名、商品名など）や、抽出を行う際の指示内容を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、使用するテンプレートの選択はもちろん、請求書内に固定で挿入する文字列や、前段のAI機能で抽出した情報を変数として埋め込むなど、柔軟な設定が可能です。
- Discordでファイルを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージの相手を任意で設定でき、通知メッセージの本文も固定値の入力や前段で取得した請求書情報などの変数を活用して、状況に応じた内容にカスタムできます。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシート、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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