■概要
日々の業務でGmailに届く大量のメールから重要な情報を見つけ出し、それを基に経営企画のアイデアを練り、Microsoft Teamsで関係者に共有する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。特に、迅速な意思決定が求められる場面では、この一連のプロセスがボトルネックになることもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したタイミングで、AIが自動で経営企画案を生成し、Microsoft Teamsの指定チャネルへ通知するため、情報収集からアイデア創出、共有までの流れを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する情報を基に、迅速に経営企画の初期案を作成し共有したいと考えている担当者の方
- AIを活用してアイデア創出のプロセスを効率化し、より戦略的な業務に集中したい企画部門の方
- Microsoft Teamsをチーム内の主要なコミュニケーション手段としており、情報伝達の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からAIによる企画案生成、Microsoft Teamsへの通知までを自動化することで、手作業による情報伝達の遅延を防ぎ、意思決定の迅速化に貢献します。
- AIによる企画案の自動生成と通知プロセスを組み込むことで、属人化しやすいアイデア創出や情報共有の業務を標準化し、担当者によるばらつきを抑えることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのGmailアカウントとMicrosoft TeamsアカウントをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、経営企画案の元となる情報が含まれるメールを特定するためのキーワードを指定します。
- 続いて、オペレーションとしてAI機能を選択し、「経営企画案（テキスト）を生成する」アクションを設定します。この際、受信したメールの内容をインプットとして、AIに企画案を生成させます。
- 最後に、オペレーションとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。ここで、AIによって生成された経営企画案を指定したチームのチャネルに自動で通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能における「経営企画案（テキスト）を生成する」アクションでは、AIへの指示（プロンプト）を具体的にカスタマイズすることで、求める企画案の方向性や詳細度を調整することが可能です。
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知先のチームIDやチャネルID、そして通知するメッセージのフォーマットを、運用に合わせて任意で設定してください。
- Gmailトリガーで設定するキーワードは、より的確に情報を抽出できるように、業務内容に応じて具体的に設定することが重要です。
■注意事項
- Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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