■概要
日々の業務で受信する大量のGmailの中から、請求書発行の依頼を探し出し、手作業で内容を転記して草案を作成するプロセスに手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Gmailで特定の依頼メールを受信した際に、その内容をAIが自動的に読み取り、ChatGPTが請求書の草案を作成するため、一連の作業を効率化し、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受けた依頼をもとに請求書を作成しており、手作業を減らしたいと考えている方
- ChatGPTなどのAIを活用して、日々の定型的な文章作成業務を効率化したい方
- メールの見落としや、請求情報の手入力による転記ミスを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの依頼受信からChatGPTによる草案作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- AIがメール本文から請求に必要な情報を抽出するため、手入力による金額や宛名などの転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとChatGPTをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメール本文から請求書作成に必要な情報を抽出します
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」を選択し、抽出した情報をもとに請求書の草案を作成するよう指示します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、作成された請求書草案を任意の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信するメールのフォーマットに合わせて、会社名や請求金額、品目など、抽出したい項目を任意で設定してください
- Gmailのメール送信アクションでは、草案を送付する宛先を任意で設定できます。また、本文には固定のメッセージを加えたり、ChatGPTが生成した内容を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です
■注意事項
- Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
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