■概要
Googleフォームで収集した情報を元に請求書を作成しDropboxへ保存する作業は、件数が増えると入力ミスや手間が気になりませんか？手作業での繰り返しは時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Microsoft Excelでの請求書発行からDropboxへのファイルアップロードまでを自動化し、これらの課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた回答を元に、手作業で請求書を作成している方
- Microsoft Excelで作成した請求書を都度Dropboxへアップロードしている方
- 請求書発行業務の効率化とミス削減を目指す経理担当者や事業運営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームの回答からMicrosoft Excelでの請求書作成、Dropboxへの保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記ミスや、Dropboxへのファイルアップロード漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Microsoft Excel、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、Googleフォームの回答内容を元に「書類を発行する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、発行された請求書ファイルを指定のフォルダへ「ファイルをアップロード」するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、事前にデザインを整えた請求書の雛形を用意しておくことで、自社フォーマットに合わせた請求書の自動作成が可能です。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、アップロード先のフォルダパスやファイル名を固定値で指定するだけでなく、Googleフォームの回答内容など、前段のオペレーションで取得した動的な情報を活用して設定することもできます。
■注意事項
- Googleフォーム、Microsoft Excel、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
