Outlookで受信したPDFファイルをXLS形式に変換し、ファイルを返信する

‍■概要

Outlookで受信した請求書やレポートなどのPDFファイルを表計算ソフトで扱うため、手作業でデータを転記している方も多いのではないでしょうか。この手作業は時間がかかるうえ、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Outlookで受信したPDFファイルをXLS形式に自動で変換し、ファイルを返信する一連の業務を自動化するものであり、convert pdf to xlsのようなファイル変換の手間を省き、業務の正確性と効率を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したPDFの管理やデータ入力作業に多くの時間を費やしている方
• convert pdf to xlsのような、定型的なファイル形式の変換作業を効率化したい方
• PDFからExcelへの転記作業などで発生する、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定のメールを受信するだけで、PDFからXLSへの変換と返信までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記やファイル変換が不要になることで、入力ミスや変換漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、続けて「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでPDFファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ファイル変換サイトなどを利用して、ダウンロードしたPDFをXLS形式に変換する操作を記録します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、変換後のXLSファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、ファイル変換に利用するWebサイトのURLや、ファイルのアップロード、変換ボタンのクリックといった一連の操作を、ご利用の環境に合わせて任意で設定することが可能です。
• Outlookのメール送信アクションでは、送信先のアドレスを任意で設定できるだけでなく、件名や本文に固定の文言を入れたり、前段のオペレーションで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込んだりすることもできます。

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691