GmailでSCMデータを受信したら、OCR後にAIで在庫管理を行いAirtableに登録する

■概要

サプライチェーンマネジメント（SCM）における受発注や在庫管理のデータ入力は、手間がかかる上にミスが許されない重要な業務ではないでしょうか。特に複数の取引先から様々な形式で書類が届くと、処理は煩雑になりがちです。このワークフローは、Gmailで受信したSCM関連のデータを自動で読み取り、AIを活用して整形しAirtableへ登録するプロセスを自動化します。手作業による非効率を解消し、より正確な在庫管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する発注書などの帳票処理を手作業で行っている在庫管理や営業事務の担当者の方
• AIを活用したSCMの効率化を模索しており、具体的な業務改善の方法を探しているDX推進担当者の方
• Airtableを在庫管理データベースとして利用しており、データ入力の自動化に関心がある方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのデータ受信からAirtableへの登録までが自動化されるため、これまでデータ入力や転記に費やしていた時間を短縮できます。
• OCRとAIによる自動処理で、手作業による入力ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、受信したメールの添付ファイル（画像やPDF）からテキスト情報を読み取ります。
4. 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストから必要な情報を整理します。
5. 最後に、Airtableの「レコードを作成」アクションを設定し、AIによって整理されたデータを任意のテーブルに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとしたいメールラベルを任意で設定してください。
• OCR機能のアクションでは、読み取る帳票の形式に合わせて、抽出したい項目の内容を任意で設定してください。
• AI機能でテキストを生成するアクションでは、抽出したテキストをどのように整形・要約したいか、プロンプト（指示文）の内容を任意で編集してください。
• Airtableにレコードを作成するアクションでは、登録先のベースID、テーブルID、各フィールド情報を、ご利用の環境に合わせて設定してください。

■注意事項

• ‍‍Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。