Gmailでマインドマップデータを受信したら、OCR後にAIでアイデアを分類しAirtableに登録する

■概要

ブレインストーミングなどで作成したマインドマップのアイデアを、後から手作業で整理・転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Gmailで受信したマインドマップの画像データを起点に、OCRでテキストを自動抽出し、AIが内容を分類、Airtableへ登録するまでの一連の流れを自動化します。AIを活用してマインドマップの情報を整理することで、面倒な手作業から解放され、アイデアのデータベース化を効率的に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• マインドマップで出たアイデアの管理や共有に課題を感じている企画・マーケティング担当者の方
• AIとマインドマップを連携させ、情報整理のプロセスを自動化したいと考えている方
• GmailやAirtableを日常業務で利用しており、手作業でのデータ入力を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• マインドマップの画像から自動でテキスト化・分類・登録が完了するため、手入力の時間を削減し、より創造的な業務に集中できます。
• 手作業による転記ミスや分類の間違いを防ぎ、Airtableに登録されるデータの正確性を高めることで、信頼性の高いアイデアデータベースを構築できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、受信したメールに添付されたマインドマップの画像を読み取ります。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを元にアイデアを分類・要約します。
5. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、AIが生成した内容を指定のデータベースに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとなるメールラベルを任意で設定してください。
• OCR機能では、画像内のどの範囲のテキストを抽出するか、抽出項目を任意で設定してください。
• AI機能のアクションでは、アイデアの分類や要約の方法を指示するプロンプトの内容を、目的に合わせて任意で編集してください。
• Airtableのアクションでは、登録先のベースID、テーブルID、および各フィールドにどの情報を登録するかを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。