Gmailで受信した内容を読み取り、内容に応じて担当者に転送する

‍■概要

日々の業務でGmailを利用していると、大量のメールの中から重要な問い合わせを見つけ出し、内容を確認して担当者に転送する作業に手間を感じることはありませんか。手作業による対応では、どうしても見落としや転送ミスが発生しがちです。

このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールをきっかけに、AIが内容を判断し、適切な担当者へ自動で転送する一連の流れを構築でき、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する問い合わせの一次対応や振り分けを自動化したいと考えている方
• 手作業でのメール転送による連絡漏れや対応の遅れといった課題を抱えている方
• チーム内のGmail対応を標準化し、業務の属人化を解消したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信したメールの内容に応じて自動で転送先を判断するため、手作業での確認や振り分けに費やしていた時間を短縮することができます。
• 担当者の確認漏れや転送先の指定ミスといった、手作業に起因するヒューマンエラーの発生を防ぎ、安定した運用を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメールの本文から問い合わせ内容を判断させます
4. 次に、進行先切り替え機能を設定し、AIの判断結果をもとに転送先の担当者を振り分けます
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、振り分けられた担当者へメールを転送します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定で、フローを起動させたいメールに含まれるキーワードを任意に設定してください。
• AI機能では、メール内容の要約や分類を行うためのプロンプトを自由にカスタマイズでき、受信メールの本文などの情報を変数として含めることも可能です。
• 進行先切り替え機能では、AIが判断した内容などに基づき、転送先を切り替える条件を任意で設定してください。
• 転送時のGmail設定では、宛先や件名、本文を自由に設定できます。トリガーで受信したメール情報やAIの生成結果を変数として利用することも可能です。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。