Outlookでファイルを受信したら、RPAでPDFに変換して担当者に送付する

■概要

Outlookで受信したWordやExcelなどのファイルを、都度手作業でPDFに変換して共有する業務に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、ミスが許されない一方で、多くの時間を要する場合があります。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、RPA機能がファイル形式を自動でPDFに変換し、関係者へ送付する一連の流れを自動化するものです。手作業による変換の手間や共有漏れといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでのファイル授受が多く、手作業でのファイル変換に課題を感じている方
• 様々な形式のファイルを日常的にPDFに変換して共有する必要がある業務担当者の方
• 定型的なファイル送付業務を自動化し、コア業務への集中を考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでの受信からPDFへの変換、担当者への送付までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや、宛先の間違い、添付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無など、後続の処理に進むための条件を設定します。
4. 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換する操作を記録させます。
6. 次に、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」アクションで、ファイル名を自動で整形します。
7. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定の宛先に送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、起動のきっかけとなるメールの件名に含まれるキーワードや、対象の受信フォルダなどを任意で設定可能です。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDF変換に利用するWebサービスへのアクセス先や、ファイルアップロードといった一連の操作内容を自由にカスタマイズできます。
• メール送信のオペレーションでは、宛先（To, CC, BCC）を任意で設定でき、本文には固定テキストのほか、前のステップで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。