Outlookでメールを受信したら、AIで要約してSmartsheetに行を追加する

■概要

Outlookで受信する重要なメールを、都度Smartsheetに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約しSmartsheetに行として追加します。smartsheetとoutlookの連携を自動化することで、これらの課題を解消し、情報共有の迅速化と正確性の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookの受信内容をSmartsheetに手入力しており、作業を効率化したいと考えている方
• メールで届くタスクや問い合わせなどを、抜け漏れなくSmartsheetで管理したいチームの方
• smartsheetとoutlookを連携させ、情報共有のスピードと精度を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からSmartsheetへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• AIによる要約と自動連携によって、手作業で発生しがちな情報の転記ミスや記載漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSmartsheetをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や送信者を含むメールのみを対象にすることも可能です。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを選択し、受信したメールの本文を要約するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、要約したテキストを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能で要約する際に、出力される文章の文字数を任意で設定できます。用途に応じて簡潔な要約にするなど調整が可能です。
• Smartsheetに追加する情報として、AIが要約した内容の他に、メールの件名や送信者、受信日時などを組み合わせて登録できます。

■注意事項‍

• SmartsheetとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。