■概要
Outlookで受け取った会議の案内やアポイントの連絡を、都度手作業でカレンダーに登録していませんか？こうした作業は手間がかかるだけでなく、登録漏れや日時の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信するだけで、内容をAIが読み取り、自動でカレンダーへイベントを登録するため、Outlook上での面倒な転記作業から解放され、重要な予定を見逃すリスクを減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する会議案内などを、手作業でカレンダーに登録している方
- Outlookでのメール確認と予定管理の往復作業に、非効率を感じている方
- 重要な予定の登録漏れや入力ミスを防ぎ、スケジュール管理を正確に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信するとカレンダー登録が自動で完結するため、手作業での転記や入力に費やしていた時間を短縮できます。
- メール本文からAIが情報を読み取り登録するため、手作業による日付や時間の入力ミス、登録漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から予定に関する情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、AIが抽出した情報を基にイベントを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されているフォルダや、件名に含まれるキーワード（「会議」「アポイント」など）を任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出オペレーションでは、トリガーで取得したメール本文などを対象に、抽出したい項目（例：イベント名、開始日時、場所など）を任意で設定できます。
- Outlookでイベントを登録するオペレーションでは、イベントの各項目に対し、AIが抽出した情報や固定のテキストなどを自由に割り当てることが可能です。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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