■概要
Salesforceに保存された請求書や申込書などのPDFファイル、その内容を確認するために一つ一つファイルを開いていませんか？手作業での確認や、PDFからテキストを抽出（pdf to text）する作業は、時間がかかる上にミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、SalesforceへのPDFアップロードをきっかけに、OCR機能で自動的にテキスト化し、その内容をMicrosoft Teamsへ即座に通知することで、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforce上のPDFを手作業で確認・転記している営業担当者や事務担当の方
- PDFファイルからテキストを抽出する（pdf to text）作業の自動化を検討している方
- Microsoft Teamsを活用し、チームへの情報共有を迅速化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのファイルアップロードを起点に、PDFからテキストへの変換（pdf to text）と通知が自動化され、手作業の時間を短縮します
- 手動でのテキスト抽出や転記作業が不要になるため、コピー＆ペーストミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでSalesforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- その後、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「スレッドにメッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のチームやチャネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、PDFファイルのどの部分のテキストを抽出するかを任意で設定できます。例えば、請求書であれば「請求金額」や「取引先名」など、特定の項目のみを抽出するようカスタムが可能です
- Microsoft Teamsへの通知メッセージは、本文に固定のテキストを追加したり、OCR機能で抽出した特定のテキスト情報（変数）を埋め込んだりと、自由に内容をカスタマイズできます
■注意事項
- Slaesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Slaesforce、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
