Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信されたら、Googleドキュメントで新規ドキュメントを作成しチャネルに通知する
Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信されたら、Googleドキュメントで新規ドキュメントを作成しチャネルに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Teams
と
Googleドキュメント
を自動連携できます。
■概要
Microsoft Teamsでの議論や指示をもとに、都度Googleドキュメントで資料を作成する作業に手間を感じていませんか。特に複数のチームが関わる場合、手作業でのファイル作成や共有は非効率になりがちです。このワークフローは、Microsoft Teamsの特定のメッセージをきっかけに、Googleドキュメントの新規作成からチャネルへの通知までを自動化し、Microsoft TeamsとGoogleドキュメント（Google Docs）を連携させることで、チームの情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとGoogleドキュメント（Google Docs）を併用し、情報共有の手間に課題を感じている方
- チームでの議事録作成やドキュメント管理を、よりスムーズに自動化したいと考えているプロジェクトリーダーの方
- Microsoft Teamsでの指示をもとに、手作業でGoogleドキュメントを作成している業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsでの特定メッセージを起点にGoogleドキュメントが自動で作成・共有されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- ドキュメントの作成忘れやチャネルへの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、チームへの確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージの場合のみ後続の処理に進むように設定します。
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を用い、トリガーのメッセージ本文からドキュメントのタイトルなどに使用する情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「新しいドキュメントを作成する」アクションで、先ほど抽出した情報をタイトルに設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、作成されたドキュメントのURLを指定のチャネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローを起動させたいチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。また、特定のメッセージに反応させたい場合は、その内容（キーワードなど）も設定します。
- テキスト抽出のオペレーションでは、トリガーとなったメッセージ本文から、Googleドキュメントのタイトルとして使用したいテキストなどを任意で指定して抽出してください。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Microsoft Teams、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
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