GoogleフォームからWordファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する

■概要

Googleフォームで受け取ったWordファイルを、一件ずつ手作業でPDFに変換して保存する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的なファイル変換作業は、本来注力すべきコア業務の時間を奪う一因にもなり得ます。
このワークフローは、Googleフォームへのファイル提出をきっかけに、WordからPDFへの変換とGoogle Driveへの格納を自動で実行します。ファイル管理における面倒な手作業をなくし、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• WordファイルをPDFに変換する作業を手作業で行っている方
• Googleフォームで申請書や報告書などを受け取り、PDFで管理している総務・管理部門の方
• ファイル形式の変換といった定型業務を自動化し、生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル提出からPDF変換、格納までが自動化され、WordをPDFに変換する手作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや、保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるWordファイルをダウンロードします。
4. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインの変換ツールなどを利用してWordファイルをPDFに変換する操作を設定します。
5. オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、フォームの回答内容からファイル名に使用する情報を抽出します。
6. 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォームを任意で指定してください。
• ファイルをダウンロードするGoogle Driveのオペレーションでは、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定します。
• RPA機能では、PDF変換に利用するWebサイトのURLや、クリックするボタンといった一連のブラウザ操作をユーザーの環境に合わせて自由に設定できます。
• AI機能によるテキスト抽出では、フォームの回答のどの部分から、どのような情報を抽出してファイル名に利用するかを任意でカスタマイズ可能です。
• ファイルをアップロードするGoogle Driveのオペレーションでは、格納先のフォルダやファイル名を、固定値や前段のAI機能で抽出した情報を変数として設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。