フォームでJPGファイルが送信されたら、オンラインツールでZIP化してOutlookで送信する

■概要

複数のJPG画像を取引先やチームメンバーと共有する際、手作業でZIPファイルに圧縮し、メールに添付する作業に手間を感じることはないでしょうか。この一連の作業は単純ですが時間がかかり、送信ミスなどの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用することで、フォームにJPGファイルをアップロードするだけで、自動でZIP化してOutlookから指定の宛先に送信するプロセスが完了します。JPG画像をZIPファイルに圧縮する方法を探している方の定型業務を自動化し、作業効率の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 複数のJPG画像を共有する機会が多く、手作業での圧縮や送信に手間を感じている方
• 最適なJPG画像をZIPファイルに圧縮する方法を頻繁に検索し、作業を効率化したい方
• 画像ファイルの共有プロセスを自動化し、添付漏れや宛先間違いなどのミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームにファイルをアップロードするだけで自動で圧縮と送信が完了するため、これまで手作業で行っていたファイル圧縮やメール作成の時間を短縮できます
• 手作業によるファイルの選択ミスや宛先の入力間違い、添付忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実なファイル共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、JPGファイルをアップロードできる項目を設定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションを設定して、オンラインのファイル圧縮ツールなどを操作しZIP化する処理を行います
4. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」を設定し、生成されたZIPファイル名を任意の形式に整えます
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたZIPファイルを添付して指定の宛先に送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、ファイルのアップロード項目以外にも、宛先や件名を入力するテキスト項目など、任意の質問項目や回答種別を自由に設定可能です
• RPA機能（ブラウザ操作）では、ZIP化に利用するWebサイトのURLや、そのサイト上でのファイル選択、圧縮ボタンのクリックといった一連の操作を自由にカスタマイズできます
• データ変換機能のアクションにより、圧縮後のZIPファイル名を「【日付】_プロジェクト名.zip」のように、任意のルールに基づいて自動で設定できます
• Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先（To, Cc, Bcc）を任意で設定できるだけでなく、フォームで取得した情報を件名や本文に変数として埋め込むことも可能です

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。