GmailでJPGファイルを受信したら、オンラインツールでZIP化して担当者に送信する

■概要

複数のJPG画像をメールで共有する際、手作業でZIPファイルに圧縮する方法に手間を感じていませんか。特に、定期的に発生する業務の場合、その都度ファイルをダウンロードして圧縮し、再度メールに添付する作業は非効率になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると自動で添付のJPG画像がZIP化され、担当者へ送信されるため、ファイル圧縮に関する一連の作業を自動化し、業務を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った複数のJPG画像を、手作業でZIPファイルに圧縮している方
• 画像ファイルの受け渡し業務が多く、より効率的な共有方法を模索している方
• 定型的なファイル操作を自動化し、ヒューマンエラーの削減を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• GmailでのJPG画像受信をきっかけにZIP化と送信が自動で完了するため、手作業による圧縮やメール作成の時間を省けます。
• 手作業でのファイル操作が不要になることで、ファイルの添付漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。この設定で、特定のメールを起点にフローが起動します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
4. 続いて、RPA機能でオンラインのファイル圧縮ツールなどのブラウザ操作を設定し、受信したJPGファイルをZIP形式に変換します。
5. データ変換機能を使用し、正規表現での置換やファイル名変換のアクションを設定して、作成されたZIPファイルの名称を整えます。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたZIPファイルを添付して担当者へ自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたい任意のラベルを設定できます。特定の送信者や件名で自動的にラベルが付与されるようGmail側で設定しておくと、より便利に活用できます。
• RPA機能（ブラウザ操作）では、利用したいオンラインのファイル圧縮ツールのURLや、ファイルアップロード、圧縮ボタンのクリックといった一連の操作を自由に設定することが可能です。
• データ変換機能では、ZIP化後のファイル名を「【送付】YYYYMMDD_プロジェクト名」のように、日付や前段のオペレーションで取得した情報を含んだ任意の形式に変更できます。
• Gmailのメール送信アクションでは、送信先アドレスを自由に設定できるほか、件名や本文に固定のテキストを入力したり、受信したメールの件名などの情報を変数として埋め込んだりすることも可能です。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。