■概要
定期的に開催されるミーティングについて、都度ZoomでURLを発行し、Googleカレンダーに登録する作業に手間を感じていませんか。手作業による設定は、日時の間違いや登録漏れといったミスにつながる可能性もあります。
このワークフローは、Googleカレンダーに特定の予定を作成するだけで、Zoomの定期ミーティングを自動で作成します。ZoomとGoogleカレンダーを連携させた定型業務を自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomとGoogleカレンダーを使い、手作業で定例会議を設定している方
- 月次のミーティング設定漏れや、日程調整の手間をなくしたいと考えている方
- 複数のSaaSを連携させた業務の自動化によって、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定を作成するだけでZoomの定期ミーティングが自動でセットされ、手作業での二重登録の手間を省き時間を短縮します。
- 手作業によるミーティングの日時設定ミスや、カレンダーへの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、Googleカレンダーの予定情報から日時などのデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「定期ミーティングを作成（毎月）」を設定し、抽出したデータを用いてミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、連携したいカレンダーのIDを指定したり、「月次」など特定のキーワードを含む予定のみを対象にしたりと、任意の設定が可能です。
- AIによるテキスト抽出では、Googleカレンダーの予定の件名や詳細から、ミーティングの日時や議題といった情報を任意の形式で抜き出すよう設定できます。
- Zoomでミーティングを作成する際、トピックや説明などの各項目に、前のステップで取得した値を埋め込んだり、固定のテキストを追加したりできます。
■注意事項
- Googleカレンダー、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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