OutlookでPNGファイルが送信されたら、CloudConvertでPDFに変換しBoxに格納する

‍■概要

メールで受信したPNG画像をPDFに変換し、手作業で特定のフォルダに保存する業務は、手間がかかる上に、変換ミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のPNGファイルを受信した際に、自動でPDFへ変換しBoxに格納する一連の流れを自動化できます。これにより、pngからpdfへの変換作業を効率化し、日々の業務負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取ったPNG形式のファイルをPDFに変換し、手作業で管理している方
• 画像ファイルの形式変換と保存作業に時間を取られ、コア業務に集中できていない方
• 日常的に発生するPNGからPDFへの変換作業を自動化し、業務効率化を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでの受信をトリガーに、PNGからPDFへのファイル変換とBoxへの格納を自動化し、手作業の時間を削減します。
• 手作業によるファイル変換時の設定ミスや、格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、CloudConvert、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
4. その後、オペレーションでCloudConvertの「ファイルをアップロード」「ファイルを変換」「ファイルのエクスポートタスクを実行」「ファイルのダウンロードURLを取得」「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定し、PNGからPDFへの変換処理を行います。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• CloudConvertでのファイル変換オペレーションでは、出力形式（PDF）やその他の変換オプションを任意で設定できます。また、ファイル名などにOutlookで取得した情報を変数として利用することも可能です。
• Boxへのファイルアップロードオペレーションでは、保存先のフォルダIDを任意で指定できます。ファイル名も、元のファイル名や日付などの変数を組み合わせて自由に設定することが可能です。

■注意事項

• Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。