■概要
請求書や名刺などのJPG画像に含まれる情報を、都度Microsoft Excelへ手入力する作業に手間を感じていませんか。このような定型業務は、入力ミスが発生しやすく、時間も要するため、より重要な業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローは、指定のGoogle DriveフォルダにJPGファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Microsoft Excelにデータを追加するため、手作業によるJPGからExcelへの変換方法に代わる、効率的な業務フローを構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 領収書やアンケートなどのJPG画像から、日常的にMicrosoft Excelへデータ転記を行っている方
- 手作業による転記ミスをなくし、画像データの管理と活用をより正確に行いたいと考えている方
- JPGをExcelへ自動で変換する方法を導入し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveにJPGファイルをアップロードするだけで自動で処理が実行されるため、これまで手作業での変換や入力に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動でテキストを読み取りMicrosoft Excelへデータを追加するため、手作業による入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したファイルがJPGファイルである場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のセルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、処理を自動化したい対象のフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名に特定の文字列が含まれる場合のみ処理を実行するなど、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続のオペレーションを分岐させる条件を自由に設定可能です。
- Google Driveのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定することで、動的に対象ファイルを指定できます。
- OCR機能では、画像ファイルから抽出したいテキストの項目を任意でカスタマイズできます。
- Microsoft Excelへのレコード追加設定では、どの列にどの情報を追加するかを、前段のOCR機能で取得した情報などを用いて柔軟に設定可能です。
■注意事項
- Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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