Airtableでレコードが追加されたら、AIでメール本文を生成しGmailで送信する

■概要

Airtableで管理している顧客リストやタスク情報をもとに、Gmailで一件ずつメールを作成・送信する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうした手作業をなくすためのものです。Airtableに新しいレコードが追加されると、その情報を活用してAIが最適なメール文面を自動で生成し、Gmailから送信までを完結させます。AirtableとGmailを連携させることで、定型的な連絡業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Airtableで管理する情報に基づき、Gmailで定期的に連絡を行っているマーケティングや営業担当者の方
• 顧客へのフォローアップメールやイベント案内などを手作業で送信しており、非効率を感じている方
• AirtableとGmail間のデータ連携やメール作成を自動化し、業務の正確性と速度を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Airtableへのレコード追加を起点として、AIによるメール文面生成からGmailでの送信までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます
• 人の手によるコピー＆ペーストや宛先設定が不要になるため、情報転記のミスや送信間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
3. 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Airtableの情報を基にメールの件名を作成させます
4. さらに、もう一度AI機能の「テキストを生成する」アクションで、メールの本文を作成させます
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成した件名と本文を用いて指定の宛先にメールを自動で送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Airtableのトリガー設定では、連携の対象としたいベースID、テーブルID、またレコードの作成日時が記録されるフィールド名を任意で指定してください
• AI機能によるテキスト生成では、目的に応じてプロンプトを自由に編集できます。例えば、Airtableから取得した顧客名や商品名などを変数として組み込むことで、パーソナライズされた文章の生成が可能です
• Gmailの設定では、宛先（To/Cc/Bcc）や送信者名を任意で設定でき、前段のオペレーションで生成した件名や本文を変数として利用したり、固定の署名を追加したりすることが可能です

■注意事項

• Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133