■概要
設計図などのDWGファイルを扱う際、閲覧環境がない関係者とのやり取りのために、毎回オンラインの`dwg converter`でファイル形式を手作業で変換していませんか。こうした定型的な作業は地味に時間を要するだけでなく、他の重要な業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローは、Discordにファイルが投稿されるだけで、RPAが`dwg converter`サイトでの変換作業を代行し、変換後のファイルをGmailで自動送信するため、ファイル共有に関する一連の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- オンラインの`dwg converter`を使ったファイル変換作業を自動化したい方
- Discordを起点として、ファイルの変換から共有までをシームレスに行いたい方
- 手作業によるファイル変換やメールの宛先間違いなどのミスを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 手動でのファイル変換やメール作成が自動化されるため、これまで定型作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます
- ファイル変換からメール送信までの一連の流れをシステムが実行するため、人的な操作ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」を設定します
- 続いて、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」を設定し、任意のオンライン`dwg converter`サイトでファイル変換を実行させます
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換されたファイルを添付して指定の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能では、普段利用しているオンラインの`dwg converter`サイトを指定し、ファイルのアップロードから変換、ダウンロードまでの一連の動作を任意で設定することが可能です
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, CC, BCC）を自由に設定できます。また、件名や本文に固定のテキストだけでなく、Discordの投稿内容などの動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Discored、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
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