DropboxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、CloseにContactを作成する

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■概要

Dropboxにアップロードされた申込書や名刺などのファイル情報を、顧客管理ツールに手作業で入力する業務に手間を感じてはいないでしょうか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRが自動で情報を読み取り、Closeに新しいContactとして登録するため、CloseとDropboxを連携させたデータ入力作業の自動化が可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

CloseとDropboxを日常的に利用し、手作業でのデータ入力に課題を感じている方
Dropboxで管理する書類からCloseへの顧客情報登録を自動化したいと考えている方
手作業による顧客情報の転記ミスを防ぎ、データ精度を向上させたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

Dropboxへのファイルアップロードを起点に、CloseへのContact作成が自動化されるため、データ入力にかかる時間を短縮できます
OCRがファイル情報を自動で読み取り転記するため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、CloseおよびDropboxをYoomと連携します
次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
最後に、オペレーションでCloseの「Create Contact」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を連携してContactを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルに応じて、会社名、氏名、メールアドレスなど、抽出したいテキスト項目を任意で設定できます
CloseにContactを作成する際、NameやEmailなどの各項目に、前段のOCR機能で抽出したどの情報を変数として設定するかを自由にカスタマイズすることが可能です

■注意事項

Dropbox、CloseのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OCRオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924