■概要
Dropboxにアップロードされた名刺や書類の情報を、手作業でCRMツールのCloseに入力する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間を要するだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、CloseとDropbox間の情報連携を自動化し、ファイルがアップロードされるとOCRが情報を読み取り、CloseにContactを自動で作成するため、手入力の手間を省き、正確なデータ登録を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存した名刺情報を手作業でCloseに入力している営業担当者の方
- CloseとDropboxを連携させ、顧客情報の登録プロセスを効率化したいと考えている方
- OCRを活用して、紙媒体からのデータ抽出と入力業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが追加されると自動でOCRが情報を読み取りCloseにContactが作成されるため、手作業での入力時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、顧客情報の入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、CloseとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでCloseの「Create Contact」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を元に新しいContactを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、読み取りたいファイルに応じて、会社名や氏名、メールアドレスなど、抽出したいテキスト項目を任意でカスタム設定することが可能です
- CloseへのContact作成オペレーションでは、NameやEmailなどの各項目に、前段のOCR機能で取得したどの情報を登録するかを自由に設定できます
■注意事項
- Dropbox、CloseのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上、OCRオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
.png)
