■概要

Microsoft Teamsで受け取った請求書などのファイルを、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルにファイルが投稿されると、自動でOCRが内容を読み取り、Google スプレッドシートにデータを整理して保存します。これにより、面倒な手作業から解放され、業務の正確性を高めながら効率化を進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受け取る書類をOCRでデータ化し、Google スプレッドシートで管理したい方
• 請求書や注文書などのファイル転記作業に時間がかかり、自動化を検討している経理・総務担当者の方
• 手作業によるデータ入力のミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのファイル投稿を起点に、OCR処理からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業での転記時間を削減できます
• 人の手によるデータ入力が不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsのアクションを設定し、投稿されたファイルをダウンロードします
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」でファイル内のテキストを抽出します
5. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「新しいスプレッドシートを作成する」と「セルに値を入力する」を設定し、出力先のシートとヘッダーを作成します
6. 最後に、繰り返し処理とGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を組み合わせ、抽出したデータを一行ずつシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取りたいファイルのどの部分（例：請求書番号、金額、日付など）のテキストを抽出するかを任意で指定できます
• Google スプレッドシートにレコードを追加する設定では、OCR機能で抽出したどの値をどの列に追加するか、自由に設定することが可能です

■注意事項

• Microsoft Teams、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCR、繰り返し処理オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。