Gmailで受信したJPGファイルをOCR・PDF化し、Boxに格納する

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■概要

メールで受信した請求書などのJPG画像を、手作業でPDFに変換し、内容を転記していませんか？
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のJPGファイルを受信すると、自動でOCRによる文字認識が実行され、テキストデータ付きのPDFとしてBoxに格納されます。JPGファイルからPDFファイルへの変換と文字起こしにかかる一連の作業を自動化し、手作業による手間や入力ミスといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受信するJPG画像のPDF化や文字起こしに手間を感じている方
手作業によるJPGファイルからPDFファイルへの変換や文字認識を自動化したい方
Boxを活用し、書類の自動整理やデータの一元管理を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

JPGからPDFへの変換と文字認識が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
手作業による文字の転記ミスやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

はじめに、Gmail、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、処理対象のメールを特定します。
次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメールに添付されているJPGファイルからテキスト情報を抽出します。
次に、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、抽出したテキスト情報をもとにPDFファイルを作成します。
最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

OCR機能では、読み取りたいJPG画像の種類（請求書、名刺など）に応じて、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
Boxへのファイルアップロード設定では、ファイル名や保存先のフォルダを任意で指定できます。また、ファイル名に日付や前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むといった柔軟な設定も可能です。

■注意事項

Gmail、Google ドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924