■概要

請求書やアンケート結果など、表形式のデータが含まれるPDFや画像ファイルの内容を手作業で転記するのは、時間がかかる上にミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルにファイルが送信されるだけで、OCR機能が自動でPDFからテーブル情報を抽出し、Microsoft Excelへ転記します。これにより、面倒なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性と速度を向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• PDFからテーブルを抽出し、Excelに手入力する作業に手間を感じている方
• Microsoft Teamsで帳票などのファイルを受け取り、その後のデータ処理を効率化したい方
• OCRを活用したデータ入力の自動化によって、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのファイル添付を起点に、データ抽出からExcelへの転記までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を担保することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、添付ファイルをダウンロードします
5. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたPDFや画像ファイルから表形式のデータを読み取ります
6. 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を設定し、読み取った表の各行データを一つずつ処理するようにします
7. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、繰り返し処理で取得した各行のデータを指定のファイルに行として追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知するチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください
• Microsoft SharePointでファイルをダウンロードする際に、固定値や前のステップで取得した情報を変数として利用し、対象のサイトやフォルダを動的に指定できます
• OCR機能では、読み取り対象のファイル内から、どのテーブルのどの項目を抽出するかを任意で設定できます
• 繰り返し処理機能では、OCR機能で取得した一覧データ（表の各行）を元に、繰り返し処理を行う条件をカスタマイズできます
• Microsoft Excelへのレコード追加では、OCRで抽出したどの項目をExcelのどの列に割り当てるか、柔軟にマッピング設定を行えます

■注意事項

• Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。