■概要

Microsoft Excelのシートが更新されるたびに、関係者へメールで通知する作業は定期的でありながら手間のかかる業務ではないでしょうか。
手作業での通知は、対応の遅れや送信ミスを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Excelが更新された際に、自動で内容を取得し、指定した宛先にメールを送信することが可能で、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Excelの更新内容を都度Outlookで共有しており、手間を感じている方
• OneDrive上のファイル更新をトリガーに、関係者へのスムーズな情報共有を実現したい方
• Microsoft Excelが更新された際のメール送信業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDrive上のMicrosoft Excelが更新されると自動でメールが送信されるため、手作業での通知業務にかかっていた時間を短縮できます
• 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDrive、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます
4. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたファイルから必要な情報を取得します
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を基にメールを自動で送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダを任意で設定してください
• 分岐機能では、ファイル名や更新日時など前段のトリガーで取得した情報を基に、後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます
• Microsoft Excelでレコードを取得するアクションでは、特定のシートや範囲など、情報を取得する条件を任意でカスタマイズしてください
• Outlookのメール送信設定では、宛先（To, CC, BCC）、件名、本文などを自由に設定でき、Microsoft Excelから取得した情報を差し込むことも可能です

■注意事項

• OneDrive、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。