OneDrive内のMicrosoft Excelが更新されたら、レコードを取得しOutlookでメールを送信する

■概要

OneDrive上のMicrosoft Excelファイルが更新されるたびに内容を確認し、関係者にOutlookで通知する作業は手間がかかる上に、対応漏れや連絡ミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、OneDrive上の特定フォルダ内のファイル更新をトリガーとして、Microsoft Excelから指定条件のレコードを自動で取得し、その内容をOutlookでメール送信する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDrive上のファイル更新を手動で確認し、Outlookで通知している方
• 手作業による情報の転記やメール作成に時間がかかり、非効率を感じている方
• 定型的な報告業務を自動化して、より重要なコア業務に時間を充てたい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveでのファイル更新を起点にメール送信までを自動化し、これまで手作業で行っていたファイル監視やメール作成の時間を短縮します。
• システムが自動でMicrosoft Excelから情報を取得しメールを作成するため、転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDrive、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成日時と更新日時が異なる場合に後続の処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、対象のファイルから必要な情報を取得します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にメールの本文を作成します。
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した本文を使って指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で指定してください。
• Microsoft Excelからレコードを取得する際に、特定の列の値などを条件として指定し、必要なデータのみを抽出できます。
• AI機能でメール本文を生成する際には、プロンプトを自由に編集でき、取得したレコード情報などを変数として組み込むことも可能です。
• メール機能では、宛先、件名、メッセージ内容を任意に設定でき、前段で取得した情報を変数として利用できます。

■注意事項

• OneDrive、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。