■概要
Salesforceで取引が成立したものの、DocuSignでの契約書作成と送信を手作業で行い、手間を感じていませんか。CRMの情報を手動で転記する作業は、ミスが発生しやすく、契約業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談更新をトリガーとして、DocuSignでのエンベロープ作成から送信までを自動化し、CRMとDocuSignの連携における課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの取引成立後の契約書作成や送信に時間がかかっている営業担当者の方
- CRMとDocuSignの連携を手作業で行っており、入力ミスなどの課題を感じている方
- 契約締結プロセス全体の効率化や自動化を推進したいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceで取引が成立すると、自動でDocuSignのエンベロープが作成・送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- CRMの情報に基づきDocuSignの書類が作成されるため、手作業による顧客情報の転記ミスや送信先の誤りを防ぎ、契約業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：商談フェーズが「成立」）の場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなった商談や取引先の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定し、取得した情報をもとにエンベロープを作成・送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定では、ご自身の環境に合わせたマイドメインURLや、自動化の対象としたいオブジェクトのAPI参照名を任意で設定してください。
- DocuSignのアクション設定では、使用するアカウントIDや、契約書の元となるテンプレートIDを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Salesforce、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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