kintoneにレコードが登録されたらGmailを送付し、Google Driveにフォルダを作成する

■概要

kintoneに新しいレコードを登録するたびに、関係者へのメール連絡やGoogle Driveでのフォルダ作成を手作業で行っていませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、連絡漏れやフォルダの作り忘れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、Gmailでの通知とGoogle Driveのフォルダ作成を自動化し、これらの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneでのレコード登録後の、関係者への通知を自動化したいと考えている方
• 案件や顧客ごとにGoogle Driveでフォルダ管理をしており、その作成を手作業で行っている方
• kintoneを中心とした業務フローを効率化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード登録を起点に、通知メールの送信やフォルダ作成が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるメールの宛先間違いや件名の誤り、フォルダの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintone、Gmail、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、通知したい内容を記載します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定では、対象となるアプリのサブドメイン名とアプリIDを指定し、フローを起動する間隔も任意で設定してください。
• Gmailで送信するメールの件名や本文は自由にカスタマイズ可能です。kintoneから取得したレコード情報を活用して、内容を動的に変更できます。
• Google Driveで作成するフォルダの名称や、どのフォルダ内に作成するかをフォルダIDで指定できます。

■注意事項

• kintone、Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。