Google スプレッドシートで行が更新されたら、Xeroの請求書をメールで送信する

■概要

Google スプレッドシートで管理している請求情報を基に、Xeroで請求書を作成してメールで送信する作業に手間を感じていないでしょうか。この定型的ながらも重要な業務は、手作業で行うと入力ミスや送信漏れのリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで、Xeroの請求書が自動でメール送信されるため、これらの課題を解消し、請求業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとXeroを用いて請求書発行業務を行っている経理担当者の方
• 請求情報の更新から顧客へのメール送信までの一連の作業を自動化したいと考えている方
• 手作業による請求書の発行・送付作業でのミスをなくし、業務を効率化したい事業責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに請求書が自動でメール送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記やメール作成が不要になるため、入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとXeroをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
3. 最後に、オペレーションでXeroを選択し、「Email an Invoice」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに請求書IDや宛先などを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定するGoogle スプレッドシートでは、フローボットを起動させたいスプレッドシートやシートを任意で設定してください。
• Xeroの「Email an Invoice」アクションでは、メールの宛先や件名、本文などを設定します。トリガーで取得した顧客情報や請求金額などを変数として埋め込むことで、動的な内容のメールを送信できます。

■注意事項

• Google スプレッドシートとXeroのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。