Google スプレッドシートで行が更新されたら、Xeroの請求書をメールで送信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Xero

を自動連携できます。

■概要

Google スプレッドシートで請求情報を管理し、その内容を都度Xeroに入力して請求書をメールで送信する作業に手間を感じていませんか。手作業による請求書の作成や送信は、ミスが発生しやすく注意が必要な業務です。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定の行が更新されるだけで、Xeroから請求書が自動でメール送信されるため、こうした定型的な業務を効率化し、ミスなく処理を進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

Google スプレッドシートとXeroを用いて、請求書の作成・送信を手作業で行っている経理担当者の方
請求情報の更新からメール送信までの一連のフローを自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
請求書発行業務にかかる時間を削減し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートの更新をトリガーにXeroから請求書が自動で送信されるため、手作業の時間を削減できます。
手動での請求書作成やメール送信作業が不要になるため、入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートとXeroをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
最後に、オペレーションでXeroの「Email an Invoice」アクションを設定し、更新された行の情報をもとに請求書をメールで送信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートのIDやシートIDを任意で設定してください。
Xeroのオペレーション設定では、Google スプレッドシートから取得した顧客名や金額などの情報を引用し、メールの宛先や件名、本文などを自由に設定できます。

■注意事項

Google スプレッドシート、XeroのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。

このテンプレートを試してみる

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。