■概要
毎月月初に行う定例業務、例えばBox上の報告書テンプレートの複製やファイル名の更新作業に手間を感じていませんか。手作業による更新は、ファイル名の付け間違いや複製漏れといったミスが発生する可能性もあり、注意が必要です。このワークフローは、設定したスケジュールでBox上のファイルを自動で複製するため、こうした定型業務の負担を軽減し、作業の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで月次報告書などのファイルを管理し、毎月手作業で複製している方
- ファイル名の更新忘れや入力ミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月決まった日時にBox上のファイルを自動で複製するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
- 手作業によるファイルの複製漏れや、ファイル名の命名規則の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月月初など、実行したい日時を設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをコピー」アクションを設定して、複製したいファイルや新しいファイル名、保存先フォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定で、このワークフローを実行する頻度（毎月、毎週など）や、具体的な日時を任意で設定してください。
- Boxの「ファイルをコピー」オペレーションで、コピー元のファイル、保存先のフォルダ、および複製後のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
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