kickflowで申請が承認されたらOneDriveに申請書類のPDFをアップロードする

■概要

kickflowで承認された申請書を、その都度手動でOneDriveにアップロードする作業に手間を感じていないでしょうか。
この一連の作業は、他の業務を中断させるだけでなく、保存先の間違いやアップロード漏れといったミスの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、kickflowでの申請承認をきっかけに、関連する書類が自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務の正確性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kickflowとOneDriveを利用しており、手作業でのファイル管理に非効率を感じている方
• 申請・承認フローにおける書類の保存漏れやミスをなくしたいと考えている管理部門の方
• 定型的なファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• kickflowで申請が承認されると自動でファイルが保存されるため、これまで手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル操作が不要になることで、アップロード漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の信頼性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kickflowとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkickflowを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定して、kickflow側で申請が承認された際の通知を受け取れるようにします。
3. 続けて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、承認完了のステータスを受け取った場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 次に、オペレーションでkickflowの「添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーの情報から該当の申請書類を取得します。
5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kickflowの「添付ファイルをダウンロード」アクションでは、トリガーで取得したWebhookの情報に含まれるファイルIDを指定して、対象のファイルを動的に取得してください。
• 分岐機能では、トリガーで受け取った申請ステータスなどの情報をもとに、「最終承認された場合のみ」といった具体的な条件を自由にカスタマイズすることが可能です。
• OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先となるドライブIDを任意で設定してください。

■注意事項

• kickflow、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
  フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。